General Terms and Conditions (GTC)

I. Allgemeines

§ 1 Vertragsgegenstand

Gegenstand dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend: AGB) sind die Bedingungen, zu denen die Friends in Flats GmbH (nachfolgend: Friends in Flats) eine Plattform zur Verfügung stellt, auf der Anbieter (nachfolgend: Vermieter) und internationale Studierenden und anderen Mietern (nachfolgend: Mieter) von einzelnen WG-Zimmern in Wohngemeinschaften für den vorübergehenden Gebrauch zusammenfinden und einen Vertrag über die Anmietung der WG-Zimmer (nachfolgend: Mietvertrag) abschließen können (im Folgenden zusammen: Plattform).

Friends in Flats erbringt hierbei nicht nur die reine Bereitstellung einer technischen Infrastruktur, sondern bietet dem Vermieter ein Tool zur aktiven Vorauswahl und Verifizierung der Mieter, die digitale Abwicklung der Mietverträge inklusive elektronischer Signatur, die vollständige Mieterbetreuung über ein automatisiertes, KI‑gestütztes Support‑System während der gesamten Mietdauer sowie die automatische Neuvermietung der WG-Zimmer nach Beendigung eines Mietverhältnisses. Die Friends in Flats GmbH ist dabei kein Vertragspartner des zwischen Vermietern und Mietern geschlossenen Mietvertrags und übernimmt keine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit der abgeschlossenen Verträge.

Die Plattform dient ausschließlich dem Abschluss von Mietverträgen über einzelne WG-Zimmer in Wohngemeinschaften oder kleinen Wohnungen, wobei der Mieter beabsichtigt, seinen vorübergehenden Lebensmittelpunkt in das gemietete Zimmer zu verlegen. Diese AGB regeln abschließend die Bedingungen, unter denen Nutzer die Plattform verwenden und Friends in Flats die damit verbundenen Leistungen erbringt. Abweichende Geschäftsbedingungen der Nutzer finden keine Anwendung, auch wenn diesen nicht ausdrücklich widersprochen wird oder Friends in Flats die Leistungen vorbehaltlos erbringt.

§ 2 Leistungen von Friends in Flats

Friends in Flats stellt für das Zustandekommen der Verträge zwischen Vermietern und Mietern über die Plattform eine digitale Kommunikations- und Verwaltungs Umgebung zur Verfügung. Vermieter können Inserate mit Informationen zu ihren WG-Zimmern, Fotos sowie den Mietbedingungen einstellen. Mieter haben die Möglichkeit, gezielt nach WG-Zimmern zu suchen, die ihren Anforderungen entsprechen, Preise und sonstige Konditionen vergleichen und einen Mietvertrag abschließen.

Über die reine Vermittlung hinaus übernimmt Friends in Flats aktiv die Vorauswahl und Verifizierung der Mieter, die digitale Vertragsabwicklung einschließlich elektronischer Signaturen, sowie die Mieterbetreuung während der Mietdauer mittels eines 24/7 verfügbaren, automatisierten KI‑gestützten Support‑Systems. Nach Beendigung eines Mietverhältnisses wird das WG-Zimmer automatisch neu inseriert, um eine nahtlose Weitervermietung sicherzustellen. Für die Durchführung von Aufgaben wie Schlüsselübergabe oder Zustandskontrolle ist der Vermieter selbst verantwortlich, wobei die Schlüsselübergabe durch Schlüsselboxen oder eine Abholung der Schlüssel im Friends in Flats Büro stattfindet – Friends in Flats übernimmt hierbei keine Haftung für die Durchführung dieser Leistungen.

II. Nutzung der Plattform

§ 3 Registrierung auf der Plattform

Einige Funktionen auf der Plattform, insbesondere das Einstellen von Inseraten durch Vermieter sowie das Stellen von Buchungsanfragen durch Mieter, erfordern eine vorherige Registrierung. Die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung von Friends in Flats kann hierzu abgerufen werden. Die Erstellung eines Nutzeraccounts ist juristischen Personen, Personengesellschaften und natürlichen Personen ab 18 Jahren vorbehalten. Bei der Registrierung sind zutreffende und vollständige Angaben zu machen und diese stets aktuell zu halten.

Die Login-Daten dürfen ausschließlich vom berechtigten Nutzer verwendet werden. Eine Weitergabe an Dritte ist nicht gestattet. Der Nutzer ist verpflichtet, seine Zugangsdaten geheim zu halten und vor unberechtigtem Zugriff Dritter zu schützen. Im Falle eines Verdachts auf unbefugten Zugriff hat der Nutzer Friends in Flats unverzüglich zu informieren, sodass geeignete Sicherheitsmaßnahmen ergriffen werden können. Für sämtliche Aktivitäten, die unter Nutzung des Nutzerkontos erfolgen, haftet der jeweilige Nutzer, sofern er den Missbrauch nicht fahrlässig zu vertreten hat.

Vermieter sind verpflichtet, bei der Registrierung wahrheitsgemäß anzugeben, ob sie als Unternehmer oder Verbraucher handeln. Als Verbraucher gilt jede natürliche Person, die ein Rechtsgeschäft zu überwiegend privaten Zwecken abschließt. Unternehmer ist jede natürliche oder juristische Person, die in Ausübung ihrer gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit handelt. Vermieter müssen zudem ihre Steuernummer beziehungsweise Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angeben.

§ 4 Verifizierung von Vermietern und Mietern

Um Identitätsmissbrauch und betrügerischen Aktivitäten vorzubeugen und die Sicherheit der Plattform zu gewährleisten, behält sich Friends in Flats vor die Identität der registrierten Vermieter und Mieter zu kontrollieren und erfasst Personaldokumente zur Vorlage an die Vermieter. Hierfür können verschiedene Prüfverfahren eingesetzt werden, die auch die Dienste externer Dienstleister in Anspruch nehmen können. Soweit von Friends in Flats die Vorlage von Dokumenten gefordert wird, sind diese innerhalb von zwei Werktagen bereitzustellen.

Hierzu können auch telefonische Rückfragen erfolgen, um die Identität abschließend zu bestätigen.

Die Verifizierung der Mieter durch die Vermieter erfolgt durch Abgleich mit Ausweisdokumenten sowie gegebenenfalls durch Vorlage einer Immatrikulationsbescheinigung oder anderer Nachweise, die den Status als internationaler Studierender belegen. Zudem können Nachweise über die finanzielle Leistungsfähigkeit angefordert werden.

Besteht weiterhin Unsicherheit, ob ausreichende Verifizierungsmaßnahmen erfolgt sind, obliegt es den Nutzern, zusätzliche Prüfungen vorzunehmen.

§ 5 Customer Support

Friends in Flats bietet einen vollautomatisierten, KI‑gestützten Customer Support, der rund um die Uhr verfügbar ist. Dieses System ermöglicht eine sofortige Bearbeitung und Lösung von Problemen und Anfragen der Mieter. Sollte das automatisierte System einen Fall nicht abschließend lösen können, wird der Vorgang an den zuständigen Vermieter weitergeleitet, der eine Entscheidung treffen kann. Friends in Flats übernimmt jedoch keine Haftung für die letztendliche Problemlösung oder für Entscheidungen des Vermieters. Ebenso übernimmt Friends in Flats keine HAftung über die Richtigkeit der von der KI erzeugten Antworten. Dies zu überprüfen obliegt alleine dem Vermieter.

§ 6 Verbotene Verhaltensweisen

Nutzer haben alle Maßnahmen zu unterlassen, die die Funktionsweise der Plattform gefährden, geltende Gesetze verletzen oder Rechte Dritter beeinträchtigen könnten. Insbesondere ist es untersagt:

Persönlichkeitsrechte anderer Nutzer oder Dritter zu verletzen, etwa durch die Verbreitung falscher Tatsachenbehauptungen, Schmähkritik, Beleidigungen oder die unbefugte Veröffentlichung von Bildnissen ohne Einwilligung,

urheberrechtlich geschützte Inhalte ohne ausreichende Rechtsgrundlage zu nutzen oder in sonstiger Weise Rechte Dritter zu verletzen,

andere Nutzer oder Dritte zu schädigen, betrügerische Aktivitäten vorzunehmen, Spam‑ oder Phishing‑Nachrichten zu versenden oder derartige Inhalte in Inseraten zu veröffentlichen,

unbefugt auf Daten zuzugreifen oder diese zu verändern sowie

technische Sicherheitsmaßnahmen zu deaktivieren, zu stören oder anderweitig zu umgehen.

Ferner ist es untersagt, automatisierte Verfahren (z. B. Bots, Crawler oder Scraper) zu verwenden, um Inhalte der Plattform zu erfassen, zu speichern oder anderweitig zu nutzen – insbesondere das Vervielfältigen von Inhalten zum Zwecke des Text- und Data Minings gemäß § 44b UrhG.

§ 7 Löschung und Beschränkung von Inhalten, Sperrung von Nutzern, Überprüfung von Inseraten auf betrügerische Aktivitäten

Friends in Flats behält sich das Recht vor, bei Verstößen gegen diese AGB einzelne Nutzer zu verwarnen, Inserate oder sonstige Inhalte zu löschen oder die Nutzung der Plattform für den betreffenden Nutzer zeitweise bzw. dauerhaft einzuschränken. Automatisierte Filter überwachen die Inserate auf Anhaltspunkte für betrügerische Aktivitäten. Bei Verdacht auf Betrugsversuche werden neue Inserate nicht freigegeben und bereits veröffentlichte Inserate gesperrt, bis eine manuelle Überprüfung erfolgt ist.

III. Inserieren von WG‑Zimmern

§ 8 Erstellung von Inseraten

Vermieter, die ein WG‑Zimmer über die Plattform zur Anmietung anbieten, versichern ausdrücklich, dass sie zur entsprechenden Verfügung über das Zimmer berechtigt sind. Sie verpflichten sich, alle Angaben zur Lage, zum Zustand und zur Ausstattung des WG‑Zimmers vollständig und korrekt anzugeben. Fotos müssen den tatsächlichen Zustand des Zimmers wiedergeben und sind bei Änderungen unverzüglich zu aktualisieren. Weiterhin sind Angaben zur Verfügbarkeit stets aktuell zu halten.

Sofern Fotos des WG‑Zimmers durch Friends in Flats oder im Auftrag von Friends in Flats erstellt werden, ist der Vermieter verpflichtet, etwaige Änderungen am Zustand oder an der Ausstattung umgehend in der Inseratsbeschreibung oder durch aktuelle Fotos kenntlich zu machen.

Zusätzlich hat der Vermieter alle relevanten Dokumente, wie beispielsweise die Hausordnung der Wohngemeinschaft und eine Ausstattungsliste, zur Verfügung zu stellen. Der im Inserat angegebene Pauschalmietpreis hat alle Nebenkosten – soweit nicht gesondert für Zusatzleistungen, wie etwa Parkplätze oder besondere Services, vermerkt – zu enthalten.

Inserate, die gegen gesetzliche Vorschriften, behördliche Anordnungen oder die guten Sitten verstoßen, werden von Friends in Flats entfernt.

§ 9 Anfertigung von Fotos des WG‑Zimmers

Friends in Flats bietet in ausgewählten Städten den Service eines professionellen Fotoshootings, virtueller Möblierung und virtuellem Staging an. Die Nutzung dieses Services ist im Einzelnen mit Friends in Flats abzustimmen und erfolgt gegen einen Kostenersatz von 79€, sofern nichts anderes vereinbart wurde.

Sobald ein Termin für ein Fotoshooting vereinbart wurde, ist der Vermieter verpflichtet, diesen wahrzunehmen oder im Falle der Verhinderung eine bevollmächtigte Person zu entsenden. Terminabsagen sind – gleich aus welchen Gründen – spätestens 24 Stunden vor dem vereinbarten Termin mitzuteilen; andernfalls können anteilige Kosten in Höhe von 200€ Rechnung gestellt werden.

Die Nutzung der erstellten Fotos ist ausschließlich zur Bebilderung des Inserats auf der Plattform gestattet. Eine darüber hinausgehende Nutzung bedarf einer gesonderten Vereinbarung.

§ 10 Rechteeinräumung und Garantie

Der Vermieter räumt Friends in Flats an den übermittelten Inhalten, insbesondere Beschreibungstexten und Fotos, ein unentgeltliches, nicht ausschließliches Recht ein, diese Inhalte ganz oder teilweise zeitlich und räumlich unbegrenzt zu nutzen, zu veröffentlichen, zu vervielfältigen, zu verbreiten, zu bearbeiten und Unterlizenzen zu erteilen – soweit dies für die Erbringung der vertraglichen Leistungen von Friends in Flats gegenüber den Nutzern erforderlich ist.

Der Vermieter garantiert, dass die hochgeladenen Inhalte frei von Rechten Dritter sind, dass er berechtigt ist, über diese Rechte uneingeschränkt zu verfügen, und dass alle erforderlichen Einwilligungen Dritter, insbesondere abgebildeter Personen, vorliegen. Für etwaige Rechtsverletzungen haftet ausschließlich der Vermieter.

§ 11 Haftung für Angaben im Inserat

Friends in Flats ist als Betreiber der Plattform nicht an den zwischen Vermietern und Mietern geschlossenen Mietverträgen beteiligt und kann die Richtigkeit der im Inserat gemachten Angaben nicht überprüfen. Für Inhalt, Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben haftet ausschließlich der Vermieter. Friends in Flats übernimmt keinerlei Haftung für Irrtümer, Unvollständigkeiten oder Änderungen in den Inseraten.

Im Rahmen der automatisierten Neuvermietung wird ein freies WG‑Zimmer, sobald ein Mietverhältnis endet, umgehend erneut inseriert – eine Garantie für den erfolgreichen Abschluss eines neuen Mietvertrags besteht jedoch nicht.

§ 12 Bewerbung der Inserate auf anderen Websites

Friends in Flats ist berechtigt, sämtliche vom Vermieter auf der Plattform veröffentlichten Inserate zur Vermietung der WG‑Zimmer auf weiteren Internetportalen, in sozialen Netzwerken, Immobilienportalen und über Werbenetzwerke zu bewerben. Eine gesonderte Zustimmung des Vermieters ist hierfür nicht erforderlich. Die Auswahl und Durchführung der Werbemaßnahmen obliegt Friends in Flats im Rahmen seines Billigkeitsermessens unter Berücksichtigung der Interessen des Vermieters.

IV. Abschluss des Vertrags zwischen Nutzern

§ 13 Ablauf des Buchungsprozesses

Sobald Friends in Flats eine Buchungsanfrage eines registrierten Mieters über die Plattform erhält, wird der betreffende Vermieter darüber informiert. Im Rahmen eines internen Auswahlprozesses, der auch die Verifizierung des Mieters umfasst, wird die Anfrage an den Vermieter weitergeleitet. Der Vermieter hat die Möglichkeit, die Buchungsanfrage anzunehmen oder mit entsprechender Begründung abzulehnen.

Nach Annahme der Buchungsanfrage erfolgt eine Bestätigung durch das automatisierte System von Friends in Flats. Anschließend wird der Mieter aufgefordert, in die digitale Vertragsabwicklung einzutreten. Sofern der Vermieter die Nutzung des von Friends in Flats bereitgestellten digitalen Mietvertrags wünscht, wird dieser zur elektronischen Unterzeichnung freigegeben.

Mit Abschluss der digitalen Vertragsabwicklung kommt ein rechtsverbindlicher Mietvertrag zwischen Vermieter und Mieter zustande. Friends in Flats agiert dabei ausschliesslich als technischer und administrativer Dienstleister und ist nicht Vertragspartei des Mietvertrags.

§ 14 Digitale Vertragsabwicklung und Bereitstellung von Musterverträgen

Friends in Flats stellt Vermietern und Mietern standardmäßig digitale Mietverträge zur Verfügung, die mittels elektronischer Signatur abgeschlossen werden können. Die Nutzung dieser digitalen Verträge erfolgt auf freiwilliger Basis; der Vermieter entscheidet zu Beginn, ob er diese Vertragsform verwenden möchte. Friends in Flats übernimmt keine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit der bereitgestellten Vertragsvorlagen und ist kein Vertragspartner des zwischen Vermieter und Mieter geschlossenen Mietvertrags.

§ 15 Digitale Unterzeichnung der Verträge

Die Möglichkeit der digitalen Unterzeichnung wird von Friends in Flats als Standardleistung angeboten. Die Vertragsdokumente werden in elektronischer Form zur Verfügung gestellt und können mittels einer qualifizierten elektronischen Signatur unterzeichnet werden. Die Nutzer sind selbst dafür verantwortlich, sämtliche Buchungs- und Vertragsinformationen zu archivieren.

§ 16 Pflichten des Vermieters vor Ort

Im Rahmen der Vermietung eines WG‑Zimmers übernimmt Friends in Flats in Kooperation mit externen Partnern organisatorische Aufgaben wie Schlüsselübergabe, Zustandskontrollen und sonstige Aufgaben, die üblicherweise den direkten Kontakt zwischen Vermieter und Mieter erfordern würden. Der Vermieter wird hierdurch von der direkten Abwicklung entlastet und muss nicht persönlich vor Ort erscheinen. Friends in Flats übernimmt jedoch keine Haftung für die ordnungsgemäße Durchführung der Schlüsselübergabe oder für die Kontrolle des Zustands des WG‑Zimmers. Die Schlüsselübergabe erfolgt in der Regel über eine Schlüsselbox oder durch Hinterlegung der Schlüssel im Friends in Flats Büro.

§ 17 Energieausweis

Der Vermieter verpflichtet sich, Friends in Flats einen gültigen Energieausweis bzw. – sofern für WG‑Zimmer in Wohngemeinschaften anwendbar – entsprechende Nachweise zur Energieeffizienz des Mietobjekts zur Weitergabe an die Mieter bereitzustellen. Liegt kein Energieausweis vor, ist der Vermieter verpflichtet, diesen unverzüglich und ohne Aufforderung seitens Friends in Flats erstellen zu lassen und an Friends in Flats zu übermitteln.

§ 18 Wohnungsgeberbestätigung

Der Vermieter verpflichtet sich, dem Mieter bei Bedarf eine Wohnungsgeberbestätigung auszustellen. Dies gilt insbesondere, wenn der Mieter das WG‑Zimmer als vorübergehenden Lebensmittelpunkt nutzt.

§ 19 Verantwortlichkeit für Durchführung des Mietvertrags und Abführung von Steuern

Die Durchführung des über die Plattform abgeschlossenen Mietvertrags obliegt ausschließlich den direkt beteiligten Parteien – dem Vermieter und dem Mieter. Friends in Flats erbringt lediglich die technischen und administrativen Dienstleistungen im Rahmen der digitalen Vertragsabwicklung sowie der Mieterbetreuung. Die Vermieter sind selbst verantwortlich für die Erfüllung sämtlicher steuerlicher und sonstiger rechtlicher Verpflichtungen im Zusammenhang mit der Vermietung.

§ 19a Weitergabe von Kontaktdaten an Mitbewohner

Zur Förderung des gemeinschaftlichen Zusammenlebens in der Wohngemeinschaft und zur Erleichterung des Austauschs wichtiger Informationen (z. B. über Haushaltsorganisation, Regeln der WG oder gemeinsame Nutzung von Geräten) ist Friends in Flats berechtigt, die Kontaktdaten neuer Mieter an die bestehenden Mitbewohner der jeweiligen Wohngemeinschaft weiterzugeben. Dies umfasst insbesondere die Weitergabe der E-Mail-Adresse und/oder Telefonnummer des neuen Mieters an die bereits in der Wohngemeinschaft lebenden Mieter.

Durch die Zustimmung zu diesen AGB erklärt sich der Mieter mit dieser Weitergabe seiner Kontaktdaten an seine Mitbewohner einverstanden. Sollte ein Mieter der Weitergabe widersprechen wollen, hat er dies vor Einzug schriftlich gegenüber Friends in Flats mitzuteilen.

§ 19b Einhaltung des Einzugs- und Auszugsprozesses

Mieter sind verpflichtet, sich an die von Friends in Flats vorgegebenen Prozesse für Einzug und Auszug zu halten. Dazu gehören insbesondere:

Schlüsselübergabe: Die Abholung und Rückgabe der Schlüssel muss an der vorgegebenen Stelle (z. B. Schlüsselbox oder Friends in Flats Büro) und zum zuvor vereinbarten Zeitpunkt erfolgen.

Übergabeprotokolle: Der Mieter ist verpflichtet, sowohl bei Einzug als auch bei Auszug das jeweilige Übergabeprotokoll bzw. Rückgabeprotokoll auszufüllen.

Foto- und Videodokumentation: Teil der Übergabe- und Rückgabeprotokolle ist eine detaillierte Foto- und Videodokumentation des Zimmers, die der Mieter anzufertigen hat.

Sollte der Mieter diese Vorgaben nicht vollständig erfüllen oder die Dokumentation nicht vorlegen, behält sich der Vermieter das Recht vor, die vollständige Kaution einzubehalten.

V. Friends in Flats Service‑Pauschale

§ 20 Erhebung der Service‑Pauschale

Für die von Friends in Flats erbrachten Dienstleistungen im Rahmen der Vermietung von WG‑Zimmern wird von den Vermietern eine provisionsbasierte Service‑Pauschale erhoben. Für Mieter fällt – abgesehen von eventuell kostenpflichtigen Zusatzleistungen – keine Service‑Pauschale an. Die Berechnungsgrundlagen und Abrechnungsmodalitäten der Provision werden im Buchungsvorgang transparent dargestellt.

§ 21 Service‑Pauschale für Vermieter

Bei Bestätigung einer Buchungsanfrage durch den Vermieter und die Nutzung der Plattform für einer erleichterte MIeterbetreuung entsteht eine provisionsbasierte Service‑Pauschale, sobald die digitale Vertragsabwicklung eingeleitet wird. Maßgeblich ist, dass beide Parteien über die von Friends in Flats bereitgestellte Infrastruktur zusammengefunden haben. Eine Umgehung der Service‑Pauschale durch Vertragsabschlüsse außerhalb der Plattform ist unzulässig.

Die Höhe der Service‑Pauschale beträgt monatlich 12,5% zzgl. USt. insofern keine anderen ausschließlich schriftlich festgehaltenen Vereinbarung getroffen werden, bevor die Buchung verbindlich bestätigt wird. Die Service‑Pauschale wird mit jeder abgeschlossenen Buchung sowie bei jeder Verlängerung des Mietverhältnisses monatlich fällig und ist innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsstellung zu entrichten, sofern nicht ein längeres Zahlungsziel vereinbart wurde. Vermieter stimmen der elektronischen Rechnungsübermittlung zu.

Ratenzahlungen können auf Anfrage für Mietzeiträume ab neun Monaten und bei Zahlung per SEPA‑Lastschriftverfahren vereinbart werden. Friends in Flats behält sich das Recht vor, Ratenzahlungen ohne Angabe von Gründen abzulehnen.

Die Service‑Pauschale ist grundsätzlich nicht erstattungsfähig, es sei denn, der Mieter storniert die Buchung, ohne dass hierfür ein Verschulden des Vermieters vorliegt.

§ 22 Service‑Pauschale für Mieter

Für Mieter fällt keine Service‑Pauschale an. Die Nutzung der Plattform zur Buchung von WG‑Zimmern ist für Mieter kostenfrei, sofern sie nicht zusätzliche kostenpflichtige Zusatzleistungen in Anspruch nehmen.

§ 23 Zahlungsverzug und Tragung der Mehrkosten bei Angabe falscher Rechnungsnummern

Bei Zahlungsverzug der Nutzer kann Friends in Flats neben den gesetzlich festgelegten Verzugszinsen für jede Mahnung einen pauschalierten Betrag von EUR 25,00 als Schadensersatz berechnen, sofern nicht nachgewiesen werden kann, dass kein oder ein wesentlich geringerer Schaden entstanden ist.

Die Nutzer sind verpflichtet, bei Überweisungen die korrekte Rechnungsnummer anzugeben. Mehrkosten, die durch falsche Rechnungsnummern oder Rücklastschriftgebühren entstehen, sind vom jeweiligen Nutzer zu tragen.

VI. Weitere Regelungen

§ 24 Haftungsausschluss

Friends in Flats haftet nach Maßgabe der gesetzlichen Regelungen für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit. Gleiches gilt für die Übernahme von Garantien oder sonstigen verschuldensunabhängigen Haftungsansprüchen, insbesondere nach Maßgabe des Produkthaftungsgesetzes oder bei schuldhafter Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit.

Bei leicht fahrlässigen Verletzungen wesentlicher Vertragspflichten ist die Haftung von Friends in Flats auf den typischerweise eintretenden, vorhersehbaren Schaden begrenzt. Wesentliche Vertragspflichten sind solche, auf deren Erfüllung die Nutzer regelmäßig vertrauen dürfen.

Jegliche darüber hinausgehende Haftung von Friends in Flats ist ausgeschlossen. Diese Haftungsbeschränkung gilt auch für die persönliche Haftung der gesetzlichen Vertreter, Mitarbeiter und sonstigen Erfüllungsgehilfen von Friends in Flats.

§ 25 Haftung für Links

Die Plattform enthält Links zu externen Webseiten Dritter, auf deren Inhalte Friends in Flats keinen Einfluss hat. Friends in Flats übernimmt daher keine Gewähr für die Richtigkeit, Aktualität oder Rechtmäßigkeit der verlinkten Inhalte. Für diese Inhalte ist stets der jeweilige Betreiber verantwortlich. Erkennt Friends in Flats rechtswidrige Inhalte, werden die entsprechenden Links umgehend entfernt.

§ 26 Freistellung

Die Nutzer stellen Friends in Flats auf erstes Anfordern von sämtlichen Ansprüchen Dritter frei, die im Zusammenhang mit der Gestaltung der Inserate, der sonstigen Nutzung der Plattform oder Verstößen gegen diese AGB geltend gemacht werden. Dies schließt etwaige Gerichtskosten sowie Kosten für einen von Friends in Flats benannten Rechtsbeistand ein, soweit ein Verstoß des Nutzers vorliegt.

Weiterhin verpflichten sich die Nutzer, im Falle von Ansprüchen Dritter alle erforderlichen Informationen vollständig und wahrheitsgemäß an Friends in Flats zu übermitteln, um die Berechtigung der Ansprüche zu überprüfen und eine angemessene Verteidigung zu ermöglichen.

§ 27 Laufzeit und Kündigung der AGB

Diese AGB gelten ab der Registrierung auf der Plattform auf unbestimmte Zeit.

Nutzer können den Vertrag jederzeit ohne Einhaltung einer Kündigungsfrist per E-Mail kündigen, was der Löschung des Nutzerkontos gleichkommt. Bereits geschlossene Mietverträge bleiben hiervon unberührt. Etwaige Ansprüche von Friends in Flats, insbesondere auf Zahlung der Service‑Pauschale, bleiben weiterhin bestehen.

Friends in Flats behält sich das Recht vor, den Nutzungsvertrag mit einer Frist von zwei Wochen ordentlich zu kündigen.

Darüber hinaus kann Friends in Flats den Vertrag außerordentlich und fristlos kündigen, wenn ein Nutzer erheblich gegen seine Pflichten aus diesen AGB oder gegen geltende Gesetze verstößt oder wenn Friends in Flats dies zum Schutz der eigenen Interessen oder der Sicherheit der Nutzer für erforderlich hält.

§ 28 Änderungsvorbehalt

Friends in Flats behält sich das Recht vor, diese AGB jederzeit unter Einhaltung einer angemessenen Ankündigungsfrist von mindestens 15 Tagen zu ändern. Die Ankündigung erfolgt durch Veröffentlichung der geänderten AGB auf der Plattform, unter Angabe des Inkrafttretens der Änderungen. Zusätzlich werden die Nutzer per E-Mail über die bevorstehende Änderung informiert.

Sofern wesentliche Vertragsbestandteile betroffen sind, bedarf es der ausdrücklichen oder konkludenten Zustimmung der Nutzer, beispielsweise durch die fortgesetzte Nutzung der Plattform. Widersprechen Nutzer den Änderungen innerhalb von 15 Tagen nach Zugang der Mitteilung in Schrift- oder Textform, behält sich Friends in Flats vor, den Vertrag zu kündigen.

§ 29 Ranking der Suchergebnisse

Die Reihenfolge, in der bei einer Suche auf der Plattform die Inserate angezeigt werden, richtet sich nach verschiedenen Parametern. Zu den maßgeblichen Parametern zählen:

die von den Mietern gesetzten Suchfilter, insbesondere hinsichtlich der Höhe der Mietzahlung, der Dauer des Mietverhältnisses und den spezifischen Eigenschaften des WG‑Zimmers,

die Höhe der vom Vermieter verlangten Miete sowie eventuelle Kautionsbeträge,

die Qualität und Vollständigkeit des Inserats, insbesondere der Beschreibung und den beigefügten Fotos,

die Anzahl der Buchungsanfragen und

die Quote der vom Vermieter in der Vergangenheit bestätigten Buchungsanfragen im Verhältnis zu offenen Anfragen.

Dem Zeitpunkt der Veröffentlichung des Inserates

§ 30 Zugang zu Daten

Friends in Flats und die Vermieter haben Zugang zu den Kontaktdaten der Nutzer, zu Nutzungs- und Zahlungsdaten, zu hochgeladenen Verifizierung Dokumenten sowie zu sonstigen, von den Nutzern über die Plattform bereitgestellten Daten. Vor Abschluss des Mietvertrags erhalten Vermieter nach Stellung einer Buchungsanfrage nur eingeschränkte Informationen, etwa zur beruflichen Tätigkeit oder zum Status des Mieters. Nach Vertragsabschluss haben beide Parteien Zugriff auf die zur digitalen Vertragsabwicklung übermittelten Daten. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt gemäß der Datenschutzerklärung von Friends in Flats.

Freundliche Informationen oder zur Erfüllung vertraglicher Zwecke übermittelte Daten können im Rahmen der Verifizierung an Dritte weitergegeben werden, sofern dies im Einklang mit den datenschutzrechtlichen Bestimmungen erfolgt.

§ 31 Online-Streitbeilegung

Die EU-Kommission stellt eine Internetplattform zur Online-Beilegung von Streitigkeiten im Zusammenhang mit vertraglichen Verpflichtungen aus Online‑Verträgen zur Verfügung (OS‑Plattform). Diese ist unter dem folgenden Link erreichbar: http://ec.europa.eu/consumers/odr/. Friends in Flats nimmt jedoch nicht an Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teil und ist hierzu auch nicht gesetzlich verpflichtet.

§ 32 Geltendes Recht und Gerichtsstand

Für die Geschäftsbeziehung zwischen Friends in Flats und den Nutzern gilt ausschließlich österreichisches Recht. Verbraucher, die ihren gewöhnlichen Aufenthalt in einem Mitgliedstaat der EU haben, genießen zusätzlich den Schutz der zwingenden Bestimmungen des Rechts ihres jeweiligen Landes.

Soweit der Nutzer Kaufmann, eine juristische Person des öffentlichen Rechts oder ein öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist bzw. seinen Wohnsitz außerhalb Österreich hat, wird als Gerichtsstand Wien vereinbart.

§ 33 Schlussbestimmungen

Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, so bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Anstelle unwirksamer Bestimmungen gelten die gesetzlichen Vorschriften.

Länderspezifische Bestimmungen

Bitte beachten Sie: Im Falle einer Diskrepanz zwischen den in den länderspezifischen Bestimmungen enthaltenen Regelungen und diesen AGB haben die in den länderspezifischen Bestimmungen festgelegten Regelungen Vorrang.

Ungeachtet der länderspezifischen Bestimmungen bleiben sämtliche Bestimmungen dieser AGB in Kraft, sofern ihre Anwendung nicht durch nachstehend aufgeführte länderspezifische Bestimmungen ausgeschlossen oder ersetzt wird.

Länderspezifische Bestimmungen Frankreich

Die folgenden Bestimmungen gelten für Nutzer in Frankreich und werden den entsprechenden Abschnitten hinzugefügt:

II. Nutzung der Plattform

Ausschluss von Vermietungen zu touristischen Zwecken, Meldepflichten und Ehren Bescheinigung

(1) Friends in Flats bietet ausschließlich die Vermietung einzelner WG‑Zimmer an und keine komplette möblierte Unterkunft für touristische Zwecke im Sinne des französischen Tourismusgesetzes.

Mit Zustimmung zu diesen Bedingungen bestätigt der Vermieter, dass das angebotene WG‑Zimmer nicht als "möblierte Unterkunft für touristische Zwecke" im Sinne der französischen Gesetzgebung geführt wird. Friends in Flats kann hierzu eine eidesstattliche Erklärung verlangen.

(2) Die Vermietung zu touristischen Zwecken ist ausdrücklich ausgeschlossen. Bei Nichteinhaltung dieser Bestimmung gelten die in Frankreich vorgeschriebenen Meldepflichten, und es können zivilrechtliche Sanktionen verhängt werden.

(3) Darüber hinaus kann die zuständige Gemeinde in Frankreich zusätzliche Informationen oder Erklärungen verlangen, sofern dies zur Einhaltung der lokalen Vorschriften erforderlich ist.

III. Anbieten von Wohnungen über Inserate

Der folgende Abschnitt „Einräumung von Rechten und Gewährleistung“ ersetzt den entsprechenden Abschnitt dieser AGB:

(1) Der Vermieter gewährt Friends in Flats eine unentgeltliche, nicht ausschließliche Lizenz an den Rechten seines geistigen Eigentums, insbesondere an Texten und Fotos, die zur Erstellung des Inserats übermittelt wurden, für die Dauer der geltenden Schutzrechte weltweit. Dies umfasst insbesondere das Recht zur Vervielfältigung, Verbreitung, öffentlichen Zugänglichmachung sowie zur Bearbeitung und Modifikation der Inhalte.

(2) Weiterhin räumt der Vermieter Friends in Flats das Recht ein, die in den Inhalten enthaltenen Werberechte, beispielsweise an Namen, Bildnissen oder sonstigen nach französischem Recht geschützten Persönlichkeitsrechten, für einen Zeitraum von fünf Jahren – stillschweigend um jeweils ein Jahr verlängerbar – zu nutzen, soweit dies für die Erbringung der vertraglichen Leistungen erforderlich ist.

(3) Sollte ein Energieausweis oder eine vergleichbare Energieeffizienzbewertung erforderlich sein, verpflichtet sich der Vermieter, Friends in Flats die entsprechenden Informationen zu übermitteln.

Länderspezifische Bestimmungen Österreich

Die folgenden Bestimmungen gelten für Nutzer in Österreich und werden den entsprechenden Abschnitten hinzugefügt:

IV. Abschluss des Vertrags zwischen den Nutzern

Der folgende Abschnitt „Energieausweis“ ersetzt den entsprechenden Abschnitt dieser AGB:

(Energieausweis)

Der Vermieter verpflichtet sich, Friends in Flats einen Energieausweis gemäß den §§ 79 ff. GEG bzw. §§ 1 ff. EAVG 2012 zur Verfügung zu stellen. Liegt kein Energieausweis vor, ist der Vermieter verpflichtet, diesen unverzüglich erstellen zu lassen und an Friends in Flats weiterzuleiten.

VII. Zusätzliche Bestimmungen

Sollten ergänzende gesetzliche Bestimmungen gelten, treten diese an die Stelle der entsprechenden Bestimmungen dieser AGB, sofern deren Anwendung nicht ausdrücklich ausgeschlossen ist.

I. General Provisions

§ 1 Subject Matter of the Contract

These General Terms and Conditions (hereinafter “GTC”) govern the conditions under which Friends in Flats GmbH (hereinafter “Friends in Flats”) provides a platform on which providers (hereinafter “Landlords”) and international students as well as other tenants (hereinafter “Tenants”) of individual shared-room accommodations in shared apartments may come together for temporary use and conclude a contract for the rental of said shared room (hereinafter “Rental Agreement”) (hereinafter collectively “the Platform”).

In doing so, Friends in Flats not only provides the technical infrastructure but also offers the Landlord a tool for the active preselection and verification of Tenants, the digital processing of Rental Agreements including electronic signatures, comprehensive tenant support via an automated, AI‑assisted support system throughout the rental period, and the automatic re-listing of the shared room following the termination of a rental. Friends in Flats GmbH is not a contracting party to the Rental Agreement concluded between Landlords and Tenants and assumes no liability for the substantive accuracy of the concluded agreements.

The Platform is exclusively intended for the conclusion of Rental Agreements for individual shared rooms in shared apartments or small flats, wherein the Tenant intends to establish their temporary primary residence in the rented room. These GTC conclusively govern the conditions under which users may use the Platform and under which Friends in Flats provides its related services. Any differing terms of the users shall not apply—even if no explicit objection is raised or Friends in Flats provides the services unconditionally.

§ 2 Services Provided by Friends in Flats

Friends in Flats provides a digital communication and management environment to facilitate the conclusion of contracts between Landlords and Tenants via the Platform. Landlords may post advertisements containing information about their shared rooms, including photographs and rental conditions. Tenants have the opportunity to search specifically for shared rooms that meet their requirements, compare prices and other terms, and conclude a Rental Agreement.

Beyond simple mediation, Friends in Flats actively undertakes the preselection and verification of Tenants, the digital processing of contracts (including electronic signatures), and tenant support during the rental period via an automated, 24/7 available AI‑assisted support system. Once a rental period ends, the shared room is automatically re-listed to ensure seamless re-rental. The Landlord is solely responsible for tasks such as the handover of keys or conducting condition inspections, with key transfers taking place via key boxes or by collecting the keys at the Friends in Flats office – Friends in Flats assumes no liability for the execution of these tasks.

I. Use of the Platform

§ 3 Registration on the Platform

Certain functions on the Platform, in particular posting advertisements by Landlords as well as submitting booking requests by Tenants, require prior registration. The current Friends in Flats Privacy Policy is available for consultation. The creation of a user account is reserved for legal entities, partnerships, and natural persons aged 18 years or older. During registration, users must provide accurate and complete information and keep such information up-to-date.

Login credentials may only be used by the authorized user. Sharing such credentials with third parties is not permitted. The user is obliged to keep their access data confidential and protect it from unauthorized third-party access. In the event of suspected unauthorized access, the user must immediately notify Friends in Flats so that appropriate security measures can be taken. The user is liable for all activities carried out using the account, unless the misuse is attributable to the user’s negligence.

Landlords are required at registration to truthfully indicate whether they are acting as a business or a consumer. A consumer is any natural person who enters into a legal transaction primarily for private purposes. A business is any natural or legal person acting in the exercise of their commercial or independent professional activity. Landlords must also provide their tax identification number or VAT identification number.

§ 4 Verification of Landlords and Tenants

To prevent identity misuse and fraudulent activities and to ensure the security of the Platform, Friends in Flats reserves the right to verify the identities of registered Landlords and Tenants and collects personal documents for presentation to the Landlords. Various verification procedures may be used for this purpose, including employing the services of external providers. If Friends in Flats requests the submission of documents, these must be provided within two business days.

This process may also include telephone inquiries in order to conclusively confirm the identity.

Verification of Tenants by the Landlords is carried out by comparing identity documents and, where applicable, by providing a certificate of enrollment or other proof establishing their status as an international student. Proof of financial capability may also be requested.

If there remains any uncertainty as to whether sufficient verification measures have been carried out, it is the users’ responsibility to conduct additional checks.

§ 5 Customer Support

Friends in Flats offers a fully automated, AI‑assisted customer support system that is available around the clock. This system enables the immediate processing and resolution of problems and inquiries from Tenants. Should the automated system be unable to resolve a case conclusively, the matter will be forwarded to the responsible Landlord, who will make a decision. However, Friends in Flats assumes no liability for the final resolution of issues or for the decisions made by the Landlord. Friends in Flats also disclaims any liability regarding the accuracy of the AI‑generated responses; it is the sole responsibility of the Landlord to verify these.

§ 6 Prohibited Conduct

Users must refrain from any actions that may jeopardize the functioning of the Platform, violate applicable laws, or infringe on the rights of third parties. In particular, it is prohibited to:

- Violate the personal rights of other users or third parties, for example by disseminating false statements, defamatory criticism, insults, or by publishing images without consent,
- Use copyrighted content without sufficient legal basis or otherwise infringe the rights of third parties,
- Harm other users or third parties, engage in fraudulent activities, send spam or phishing messages, or publish such content in advertisements,
- Access or alter data without authorization, and
- Disable, interfere with, or otherwise circumvent technical security measures.

Furthermore, the use of automated processes (e.g., bots, crawlers, or scrapers) to capture, store, or otherwise use Platform content – particularly for the purposes of text and data mining pursuant to § 44b of the German Copyright Act – is prohibited.

§ 7 Deletion and Restriction of Content, Blocking of Users, and Review of Advertisements for Fraudulent Activities

Friends in Flats reserves the right to warn individual users in cases of violation of these GTC, delete advertisements or other content, or temporarily or permanently restrict the use of the Platform for the respective user. Automated filters monitor advertisements for indications of fraudulent activity. In the event of suspected fraud, new advertisements will not be published and already published advertisements will be blocked until a manual review has been completed.

III. Advertising Shared Rooms

§ 8 Creation of Advertisements

Landlords offering a shared room for rent via the Platform expressly warrant that they are entitled to make the room available. They undertake to provide complete and accurate information regarding the location, condition, and equipment of the shared room. Photographs must accurately reflect the actual condition of the room and must be updated immediately in the event of any changes. Additionally, information regarding availability must always be kept current.

If photographs of the shared room are taken by Friends in Flats or on its behalf, the Landlord is obliged to immediately indicate any changes in the condition or equipment of the room in the advertisement description or through updated photographs.

Furthermore, the Landlord must provide all relevant documents, such as the house rules of the shared apartment and an inventory list. The flat-rate rental price stated in the advertisement is to include all ancillary costs – unless additional services, such as parking spaces or special services, are explicitly noted.

Advertisements that contravene legal provisions, official orders, or generally accepted standards of decency will be removed by Friends in Flats.

§ 9 Production of Photographs of the Shared Room

Friends in Flats offers, in selected cities, the service of a professional photoshoot, virtual furnishing, and virtual staging. The use of this service must be coordinated individually with Friends in Flats and is subject to a fee reimbursement of €79, unless otherwise agreed.

Once an appointment for a photoshoot has been arranged, the Landlord is obligated to attend the appointment or, in the event of being unable to attend, to send an authorized representative. Cancellations of the appointment must be communicated at least 24 hours before the scheduled time; otherwise, partial costs amounting to €200 may be charged.

The use of the produced photographs is restricted solely to illustrating the advertisement on the Platform. Any use beyond this requires a separate agreement.

§ 10 Grant of Rights and Warranty

The Landlord grants Friends in Flats a royalty-free, non-exclusive license to use the transmitted content – in particular, descriptive texts and photographs – in whole or in part, without temporal or geographical limitation, for the purposes of providing the services under the contract with the users. This includes the right to publish, reproduce, distribute, modify, and grant sublicenses as far as necessary for the provision of Friends in Flats’ contractual services.

The Landlord warrants that the uploaded content is free of third-party rights, that they are entitled to dispose of these rights without restriction, and that all necessary consents from third parties – particularly of depicted persons – have been obtained. The Landlord shall be solely liable for any legal violations arising therefrom.

§ 11 Liability for Advertisement Information

As the operator of the Platform, Friends in Flats is not involved in the Rental Agreements concluded between Landlords and Tenants and cannot verify the accuracy of the information provided in the advertisements. The Landlord shall be solely liable for the content, completeness, and accuracy of the information provided. Friends in Flats assumes no liability for errors, omissions, or changes in the advertisements.

In the context of the automated re-listing, a vacant shared room is immediately re-advertised once a rental period ends – however, no guarantee is provided for the successful conclusion of a new Rental Agreement.

§ 12 Promotion of Advertisements on Other Websites

Friends in Flats is entitled to promote all advertisements published by the Landlord on the Platform for the rental of shared rooms on other internet portals, social networks, real estate websites, and through advertising networks. No separate consent from the Landlord is required for this purpose. The selection and implementation of the promotional measures shall be at the sole discretion of Friends in Flats, taking into account the interests of the Landlord.

IV. Conclusion of the Contract Between Users

§ 13 Process of Booking

Once Friends in Flats receives a booking request from a registered Tenant via the Platform, the relevant Landlord is notified. As part of an internal selection process – which also includes the verification of the Tenant – the request is forwarded to the Landlord. The Landlord then has the option to accept the booking request or to decline it with an appropriate justification.

Following acceptance of the booking request, confirmation is issued by the automated system of Friends in Flats. Subsequently, the Tenant is invited to proceed with the digital contract processing. If the Landlord wishes to use the digital Rental Agreement provided by Friends in Flats, the document is then made available for electronic signature.

Upon completion of the digital contract processing, a legally binding Rental Agreement is concluded between the Landlord and the Tenant. Friends in Flats acts solely as a technical and administrative service provider and is not a contracting party to the Rental Agreement.

§ 14 Digital Contract Processing and Provision of Standard Contracts

Friends in Flats provides Landlords and Tenants with standard digital Rental Agreements, which can be concluded using electronic signatures. The use of these digital contracts is voluntary; the Landlord decides at the outset whether to use this form of contract. Friends in Flats assumes no liability for the substantive accuracy of the provided contract templates and is not a party to the Rental Agreement concluded between the Landlord and the Tenant.

§ 15 Digital Signing of Contracts

The option of digital signing is offered by Friends in Flats as a standard service. The contractual documents are provided in electronic form and may be signed using a qualified electronic signature. The users are solely responsible for archiving all booking and contractual information.

§ 16 On-Site Duties of the Landlord

In connection with the rental of a shared room, Friends in Flats, in cooperation with external partners, undertakes organizational tasks such as key handover, condition inspections, and other tasks that would typically require direct contact between Landlord and Tenant. This relieves the Landlord from direct handling and the requirement to be present on-site. However, Friends in Flats assumes no liability for the proper execution of the key handover or for the inspection of the condition of the shared room. Key handover is generally carried out via a key box or by depositing the keys at the Friends in Flats office.

§ 17 Energy Performance Certificate

The Landlord undertakes to provide Friends in Flats with a valid energy performance certificate or, where applicable for shared rooms in shared apartments, with appropriate proof of the rental property’s energy efficiency for transmission to the Tenants. In the absence of an energy performance certificate, the Landlord is obliged to have one prepared immediately and to transmit it to Friends in Flats without delay.

§ 18 Landlord Confirmation

The Landlord undertakes, if required, to issue a landlord confirmation to the Tenant. This applies in particular if the Tenant uses the shared room as their temporary primary residence.

§ 19 Responsibility for the Execution of the Rental Agreement and Tax Remittance

The execution of the Rental Agreement concluded via the Platform is solely the responsibility of the directly involved parties – the Landlord and the Tenant. Friends in Flats provides only the technical and administrative services in connection with the digital contract processing and tenant support. Landlords are solely responsible for fulfilling all tax and other legal obligations arising from the rental.

§ 19a Sharing of Contact Information with Roommates

To promote communal living in shared apartments and facilitate the exchange of important information (e.g., household organization, house rules, or shared use of appliances), Friends in Flats is authorized to share the contact details of new tenants with existing roommates in the respective shared apartment. This specifically includes sharing the new tenant’s email address and/or phone number with the current tenants living in the apartment.

By agreeing to these Terms and Conditions, the tenant consents to the sharing of their contact details with their roommates. If a tenant wishes to object to this sharing, they must notify Friends in Flats in writing before moving in.

§ 19b Compliance with the Move-in and Move-out Process

Tenants are required to adhere to the move-in and move-out procedures set by Friends in Flats. This includes, in particular:

Key Handover: The collection and return of keys must take place at the designated location (e.g., key box or Friends in Flats office) and at the previously agreed-upon time.

Handover Protocols: Tenants are required to complete both the move-in and move-out handover protocols.

Photo and Video Documentation: As part of the handover and return protocols, tenants must provide detailed photo and video documentation of the room.

If the tenant fails to fully comply with these requirements or does not submit the required documentation, the landlord reserves the right to withhold the full security deposit.

V. Friends in Flats Service Fee

§ 20 Collection of the Service Fee

For the services provided by Friends in Flats in connection with the rental of shared rooms, a commission-based service fee is charged to the Landlords. Tenants are not charged a service fee – apart from any additional, optionally paid services. The calculation basis and billing procedures for the commission are transparently presented during the booking process.

§ 21 Service Fee for Landlords

Upon confirmation of a booking request by the Landlord and the use of the Platform for facilitated tenant support, a commission-based service fee is incurred as soon as the digital contract processing is initiated. It is decisive that both parties have come together using the infrastructure provided by Friends in Flats. Circumvention of the service fee by concluding contracts outside the Platform is not permitted.

Unless otherwise agreed exclusively in writing prior to the binding confirmation of the booking, the service fee amounts to 12.5% per month plus VAT. The service fee becomes due monthly with each concluded booking as well as with each extension of the rental period and must be paid within 14 days after invoicing, unless a longer payment term has been agreed. Landlords consent to electronic invoicing.

Installment payments can be agreed upon on request for rental periods of nine months or longer and when payment is made by SEPA direct debit. Friends in Flats reserves the right to refuse installment payments without providing reasons.

The service fee is generally non-refundable, unless the Tenant cancels the booking without any fault on the part of the Landlord.

§ 22 Service Fee for Tenants

Tenants are not charged a service fee. The use of the Platform for booking shared rooms is free for Tenants, provided that they do not opt for any additional chargeable services.

§ 23 Default in Payment and Bearing of Additional Costs for Incorrect Invoice Numbers

In the event of default in payment by users, Friends in Flats may, in addition to the statutory default interest, charge a flat-rate amount of EUR 25.00 per reminder as compensation for damages, unless it can be demonstrated that no or a significantly lower damage has occurred.

Users are obliged to provide the correct invoice number when making transfers. Any additional costs arising from incorrect invoice numbers or from returned direct debit charges shall be borne by the respective user.

VI. Other Provisions

§ 24 Exclusion of Liability

Friends in Flats shall be liable, in accordance with statutory provisions, for intent and gross negligence. The same applies to the assumption of warranties or other liability claims not based on fault, particularly pursuant to the Product Liability Act or in cases of culpable injury to life, body, or health.

In cases of slightly negligent breaches of essential contractual obligations, the liability of Friends in Flats shall be limited to the typically occurring, foreseeable damage. Essential contractual obligations are those on whose fulfillment users may regularly rely.

Any liability of Friends in Flats beyond this is excluded. This limitation of liability also applies to the personal liability of the legal representatives, employees, and other vicarious agents of Friends in Flats.

§ 25 Liability for Links

The Platform contains links to external websites of third parties, the content of which Friends in Flats has no influence over. Therefore, Friends in Flats assumes no responsibility for the accuracy, timeliness, or legality of the linked content. The respective operator is always responsible for such content. Should Friends in Flats become aware of any illegal content, the respective links will be removed immediately.

§ 26 Indemnification

Users shall indemnify Friends in Flats at first request against all claims by third parties arising in connection with the design of the advertisements, other uses of the Platform, or breaches of these GTC. This includes any court costs as well as the costs for legal counsel appointed by Friends in Flats, insofar as a user’s breach is established.

Furthermore, the users agree to provide Friends in Flats with all necessary information in a complete and truthful manner in the event of any third-party claims, so as to verify the legitimacy of the claims and to enable an adequate defense.

§ 27 Term and Termination of the GTC

These GTC shall apply from the time of registration on the Platform for an indefinite period.

Users may terminate the contract at any time without observing a notice period by sending an email, which shall be deemed equivalent to the deletion of the user account. Any Rental Agreements already concluded shall remain unaffected. Any claims by Friends in Flats, particularly for payment of the service fee, shall remain in force.

Friends in Flats reserves the right to terminate the user agreement with a notice period of two weeks in the ordinary course.

Furthermore, Friends in Flats may terminate the contract extraordinarily and without notice if a user significantly breaches their obligations under these GTC or applicable law or if Friends in Flats deems it necessary for the protection of its own interests or the safety of its users.

§ 28 Right to Amend

Friends in Flats reserves the right to amend these GTC at any time with an appropriate notice period of at least 15 days. The announcement shall be made by publishing the amended GTC on the Platform, specifying the effective date of the changes. In addition, users will be informed by email of the upcoming changes.

If essential contractual components are affected, the express or implied consent of the users shall be required, for example, through continued use of the Platform. Should users object to the changes within 15 days of receiving the notification in writing or text form, Friends in Flats reserves the right to terminate the contract.

§ 29 Ranking of Search Results

The order in which advertisements are displayed in a search on the Platform is determined by various parameters. The relevant parameters include:

- The search filters set by the Tenants, particularly regarding the amount of rent, the duration of the rental period, and the specific characteristics of the shared room,
- The rent and any security deposit requested by the Landlord,
- The quality and completeness of the advertisement, especially the description and accompanying photographs,
- The number of booking requests, and
- The ratio of booking requests confirmed by the Landlord in the past relative to open requests,
- The time of publication of the advertisement.

§ 30 Access to Data

Friends in Flats and the Landlords have access to the contact data of the users, as well as to usage and payment data, uploaded verification documents, and any other data provided by the users via the Platform. Prior to the conclusion of the Rental Agreement, Landlords receive only limited information (such as the Tenant’s professional occupation or status) after a booking request is submitted. After the conclusion of the contract, both parties have access to the data transmitted for the digital contract processing. The processing of personal data is carried out in accordance with the Friends in Flats Privacy Policy.

Friendly information or data transmitted for the fulfillment of contractual purposes may be passed on to third parties during the verification process, provided that this is in accordance with data protection regulations.

§ 31 Online Dispute Resolution

The EU Commission provides an internet platform for the online resolution of disputes arising from contractual obligations under online contracts (ODR platform). This can be accessed at the following link: http://ec.europa.eu/consumers/odr/. However, Friends in Flats does not participate in any dispute resolution proceedings before a consumer arbitration board and is not legally obliged to do so.

§ 32 Applicable Law and Jurisdiction

The business relationship between Friends in Flats and the users shall be governed exclusively by Austrian law. Consumers whose habitual residence is in an EU Member State shall additionally benefit from the protection of the mandatory provisions of the law of their respective country.

Should the user be a merchant, a legal entity under public law, or a special fund under public law, or if their residence is outside Austria, the place of jurisdiction shall be agreed to be Vienna.

§ 33 Final Provisions

Should individual provisions of these GTC be wholly or partially invalid or become invalid, the validity of the remaining provisions shall remain unaffected. In place of invalid provisions, the statutory provisions shall apply.

Country-Specific Provisions

Please note: In the event of a discrepancy between the regulations contained in the country-specific provisions and these GTC, the regulations set forth in the country-specific provisions shall take precedence.

Notwithstanding the country-specific provisions, all provisions of these GTC shall remain in force unless their application is expressly excluded or replaced by the country-specific provisions listed below.

Country-Specific Provisions for France

The following provisions apply to users in France and shall be added to the relevant sections:

II. Use of the Platform
Exclusion of rentals for tourist purposes, registration obligations, and honor certificates

1. Friends in Flats offers exclusively the rental of individual shared rooms and not an entire furnished accommodation for tourist purposes within the meaning of French tourism law.

By agreeing to these terms, the Landlord confirms that the offered shared room is not listed as a “furnished accommodation for tourist purposes” within the meaning of French legislation. Friends in Flats may request a sworn statement to this effect.

2. Rentals for tourist purposes are expressly excluded. In the event of non-compliance with this provision, the registration obligations prescribed in France shall apply, and civil law sanctions may be imposed.

3. Furthermore, the competent municipality in France may require additional information or declarations as necessary to comply with local regulations.

III. Offering of Apartments via Advertisements
The following section “Grant of Rights and Warranty” replaces the corresponding section of these GTC:

1. The Landlord grants Friends in Flats a royalty-free, non-exclusive license in respect of his intellectual property rights – in particular with regard to texts and photographs transmitted for the creation of the advertisement – for the duration of the applicable protection rights worldwide. This particularly includes the right to reproduce, distribute, make publicly available, and to modify and adapt the content.

2. Furthermore, the Landlord grants Friends in Flats the right to use the advertising rights contained in the content – for example, regarding names, images, or other personality rights protected under French law – for a period of five years, tacitly extendable by one year each, insofar as this is necessary for the provision of the contractual services.

3. Should an energy performance certificate or a comparable energy efficiency assessment be required, the Landlord undertakes to provide the relevant information to Friends in Flats.

Country-Specific Provisions for Austria

The following provisions apply to users in Austria and shall be added to the relevant sections:

IV. Conclusion of the Contract Between Users
The following section “Energy Performance Certificate” replaces the corresponding section of these GTC:

(Energy Performance Certificate)

The Landlord undertakes to provide Friends in Flats with an energy performance certificate in accordance with §§ 79 ff. GEG or §§ 1 ff. EAVG 2012. In the absence of an energy performance certificate, the Landlord is obligated to have one prepared immediately and to forward it to Friends in Flats.

VII. Additional Provisions

Should supplementary legal provisions apply, these shall take precedence over the corresponding provisions of these GTC, unless their application is expressly excluded.

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This agreement is subject to the laws of Austria and should be interpreted accordingly. You agree to submit to the non-exclusive jurisdiction of the courts of Austria.

Friends in Flats reserves the right to change these terms and conditions at its own discretion and without prior notice.

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